Бюджет движения денежных средств - это бюджет (план) движения расчетного счета и наличных денежных средств в кассе предприятия и (или) его структурного подразделения (бизнеса), отражающий все прогнозируемые поступления и изъятия денежных средств в результа-те хозяйственной деятельности предприятия или организации. Он показы-вает возможные (предполагаемые исходя из условий договоров или контрактов) поступления предоплаты за поставляемую продукцию (на расчетный счет или в кассу), авансовые платежи, задержки поступле-ний за отгруженную ранее продукцию (погашение дебиторской задол-женности), использование неденежных форм платежных документов -финансовых суррогатов отечественного изобретения (взаимозачеты и бартерные схемы, казначейские обязательства, векселя и пр.).

Данный документ отражает потребность во внешнем финансиро-вании (объем кредитов, инвестиций), а также способствует более точ-ному определению объемов внешнего финансирования. Его назначе-ние состоит в обеспечении сбалансированности поступлений денеж-ных средств (соответствующих планируемым доходам) и их списа-нии (в соответствии с запланированными расходами бизнеса по бюд-жетным периодам).

Если окажется, что остатки денежных средств на начало бюджет-ного периода (вступительное сальдо) будут недостаточны для покры-тия расходов, запланированных согласно бюджету доходов и расхо-дов, то для данного бизнеса необходимо предпринимать шаги по поиску дополнительных источников денеж-ных средств (взять кредит в банке или найти иную форму привлечения внешних финансовых средств).

Для бизнеса или структурного подразделения, не являющихся юри-дическими лицами , БДДС имеет чисто расчетный характер. Показа-тели вступительного сальдо (остаток на начало периода) и конечного сальдо (остаток на конец периода) в бюджетных наметках соответ-ствуют данным отчетных бюджетов.

Форматы бюджета движения денежных средств

Форматы БДДС могут быть различными в зависимости от специфики деятельности организации. Но во всех случаях статьи БДДС взаимосвяза-ны с форматом БДиР, планом капитальных затрат и кредитным пла-ном. Различие форматов БДДС и БДиР заключается в том, что в пос-леднем все статьи затрат показаны по способу их начисления в зави-симости от объема продаж, объема производства или способов установления лимитов затрат, а в первом - по способу их оплаты (т.е. соответствуют графикам оплаты дебиторской и креди-торской задолженности).

Возможны два подхода к разработке фор-мата БДДС:

1) модификация формы № 4 установленной отчетности (приложения табл. 6.1 и 6.2);

2) адаптация формата БДДС международного об-разца (приложения табл. 6.3).

В любом случае форматы БДиР и БДДС должны быть согласова-ны между собой. Если при разработке формата БДиР выбран первый подход, то при составлении формата БДДС должен применяться тот же подход.

Адаптация формата БДДС международного образца необходи-ма для учета российской специфики в управлении денежными сред-ствами.

В любом случае формат БДДС состоит из двух основных частей:

Приходы (источники денежных средств);

Расходы (использование денежных средств).

Разработка бюджета движения денежных средств начинается с определения источников и составных частей возможных поступлений денежных средств в предстоящий бюджетный период. В общем слу-чае источники денежных средств принято делить на три группы ста-тей (поступления от операций, из внешних источников и прочие по-ступления). На практике градаций может быть и больше. Все зависит от специфики бизнеса.

Приходы (источники денежных средств) отражают только те де-нежные средства или финансовые суррогаты, которые реально могут поступить на расчетный счет или иным образом в данный бюджетный период. Эти источники могут быть двух видов: внешние и внутренние.

Но если с источниками обычно все ясно, то с их составными час-тями - не всегда.

Первая проблема состоит в определении объемов поступления де-нежных средств за произведенную продукцию в конкретный период (месяц, декаду). Дело в том, что отгрузка произведенной продукции (отражаемая в БДиР) во времени не совпадает с поступлением денеж-ных средств за нее. Если по условиям договора (контракта) предполагается предоплата или реализация в кредит (передача товара на консигнацию), то неизбежно образуется разрыв между реализацией (отгрузкой) товара и связанными с ними расходами, с одной стороны, и поступлением части денежных средств (части выручки от реализации) на расчетный счет компании - с другой.

Стоимость отгруженных товаров (например, чистая выручка за данный бюджетный период в бюджете доходов и расходов), таким образом, не совпадает (будет меньше) с объемом поступивших денеж-ных средств за тот же бюджетный период. Вместе с тем все расходы (согласно бюджету доходов и расходов в данный бюджетный период) связанные с выпуском товарной продукции и получением чистой выручки or реализации, предприятия или организации уже понесут и скорее всего должны будут их оплачивать (списывать с расчетного счета).

Поэтому предстоит определить, какая часть отгруженной в тот или иной месяц (декаду) продукции будет оплачена в тот же месяц (декаду) в виде предоплаты или наличных, а какая - позднее и, самое главное, когда именно (спустя 2-3 мес. или 2-3 декады и более). Эти поступления денежных средств за отгруженную ранее продукцию формируют дебиторскую задолженность, отражаемую затем в расчет-ном балансе.

В бюджетировании решить данную проблему можно двумя основными способами:

1. Как учит нас теория бюджетирования, вначале нужно составить график поступления денежных средств как приложение к бюджету продаж, в котором предусматривается вероятная динамика поступле-ния денежных средств после поставки продукции потребителям. Сделать это на перспективу можно только на основе анализа условий заключенных договоров.

2. Исходя из сложившихся в прошлые периоды тенденций сбыта и поступления денежных средств на счета фирмы, определяется доля предоплаты или реализации за наличный расчет в общей стоимости отгруженной продукции. Далее устанавливается период, в течение которого денежные средства за отгруженную ранее продукцию поступают на счета фирмы (так называемый период сверки счетов). В формате БДДС соответственно первая величина (предоплата и наличный расчет) отражается в тот же самый временной отрезок бюджетного периода, в который была отгружена продукция, а вторая величина (поступления за отгруженную ранее продукцию) показы-вается в формате БДДС по окончании периода сверки счетов.

С учетом специфики бизнеса могут быть предложены и другие варианты бюджетирования, но указанные два способа являются наи-более типичными. Идеальной точности при планировании (т.е. при со-ставлении прогноза) поступлений (приходов) денежных средств до-биться не удастся. Важно определить границы изменения соответству-ющих показателей.

Вторая проблема, с которой приходится сталкиваться при состав-лении БДДС в части поступлений, - это определение структуры по-ступлений от операций при использовании финансовых суррогатов (взаимозачеты, бартер, векселя и т.п.). Если такие финансовые инст-рументы в конкретном бизнесе используются в виде платежных средств (например, предприятие или фирма оплачивает ими часть своих по-ставок), то они должны быть отражены в формате БДДС.

Вопрос толь-ко в экономической сущности каждого из таких инструментов. Если вексель или взаимозачет совпадает с отгрузкой, то это элемент пре-доплаты, если нет - элемент поступлений за отгруженную ранее про-дукцию (см. табл. 6.3). Многие компании показывают взаимозачеты и векселя в разделе «Прочие поступления» независимо от экономи-ческой сущности каждого из инструментов, что неправильно с точки зрения планирования движения денежных средств и определения со-стояния ликвидности бизнеса.

Третья проблема - установление объемов и структуры внешнего финансирования, т.е. определение (хотя бы ориентировочно) объема средств, которые необходимы для финансирования дополнительных расходов на предстоящий бюджетный пе-риод. Для этого используются данные плана капитальных (первона-чальных) затрат. Сумма расходов по этому плану обычно берется в качестве нижней границы уровня финансирования из внешних источ-ников (кредит банка, инвестиции).

В этом случае возникают дополнительные трудности при опреде-лении видов и условий кредитов (сроки, процентные ставки, схемы возврата самого кредита и уплаты процентов по нему и т.п.). Причем кредитов может быть несколько и условия по каждому из них могут быть различными. Кроме того, возможны иные внешние источники финансирования: инвестиции, из бюджета, от спонсоров и т.п. Все за-висит от возможностей конкретной фирмы.

Четвертая проблема при разработке БДДС и связанных с ним дру-гих бюджетов (основных, вспомогательных и операционных) возни-кает в случае итеративного характера процедур их составления, ког-да первоначальные наметки БДДС (в любой его части), а затем и других бюджетов необходимо корректировать, чтобы обеспечить достаточное количество денежных средств для функционирования биз-неса. Таким образом, если составлен один вариант и в нем обнаруже-но отрицательное конечное сальдо за какой-нибудь период, то необ-ходимо искать другое решение проблемы (увеличить кредит, продать акции, не заплатить или отсрочить выплаты поставщикам).

В БДДС в составе источников денежных средств могут быть и такие статьи, которые не связаны с БДиР. Например, авансы за про-дукцию, которая будет отгружена в будущие периоды (см. табл. 6.3). Поскольку эти денежные средства уже поступили (зафиксированы приходы), они должны быть отражены в БДДС по соответствующей статье (раз уж такое случается в данном виде бизнеса). Но в БДиР компании (см. табл. 6.3) эти авансы войдут в состав выручки от реа-лизации будущих периодов. Это будущие доходы, которые еще не отработаны и затраты на которые могут быть и не осуществлены.

После того как мы разобрались с источниками и составными час-тями денежных поступлений в тот или иной период, нам предстоит определить направления их использования. Эта часть БДДС тоже тес-но связана с бюджетом доходов и расходов, а также с другими бюд-жетами.

Расходы (использование денежных средств) в БДДС делятся на три основные категории.

Денежные средства могут использоваться на финансирование:

Текущих операций;

Капитальных (первоначальных) затрат;

Прочих расходов.

Финансирование текущих операций представляет собой отраже-ние порядка оплаты статей затрат и расходов, перечисленных в фор-мате бюджета доходов и расходов, хотя на самом деле могут воз-никать расхождения, обусловленные как спецификой хозяйственной деятельности, так и реальным финансовым положением предприятия или фирмы.

В идеальном случае в конкретный период (месяц, декаду) объем де-нежных средств, направляемых, например, на оплату счетов за по-ставки сырья и материалов в БДДС, должен совпадать с величиной затрат, указанных в бюджете доходов и расходов за тот же период (месяц, декаду). В действительности же все происходит по-другому. Например, у предприятия не хватает денежных средств для того, чтобы вовремя оплатить поставки, в результате образуется креди-торская задолженность перед поставщиками, начиная с конкретного периода (фиксируемая затем в расчетном балансе).

Если специфика производства требует создания нормативных запасов сырья и материалов, то денежные средства на оплату счетов от поставщиков в конкретный период, отраженные в БДДС, будут превышать соответствующую статью затрат в бюджете доходов и расходов на величину создаваемого нормативного запаса (фиксируемую затем в расчетном балансе).

Капитальные (первоначальные) затраты финансируются в БДДС в полном соответствии с конкретными вспомогательными бюджета-ми. Но в случае когда планом капитальных (первоначальных) затрат предусмотрены строительные или ремонтные работы, а финансовое положение предприятия или фирмы (если по результатам составления первого варианта БДДС в какие-либо периоды образуется отрицательное конечное сальдо) не позволяет ему своевременно финансировать эти расходы, образуется кредиторская задолженность перед подрядчиками, фиксируемая за-тем в расчетном балансе. В этом случае оплата оборудования не от-ражается ни в БДДС, ни в инвестиционном бюджете (плане капиталь-ных затрат).

Прочие расходы в БДДС включают следующие статьи: выплата процентов за кредиты, возврат кредитов и займов, выплата дивиден-дов и прочие расчеты с инвесторами, расчеты с госбюджетом (все виды налоговых платежей независимо от порядка их начисления в БДиР). Большей частью они также должны соответствовать анало-гичным статьям бюджета доходов и расходов или специальных бюд-жетов. Если с точки зрения начислений налоги в БДиР (см. табл. 6.3) могут различаться по принципу планирования (нормироваться от объе-ма продаж или лимитироваться), то порядок уплаты их определяется правилами, установленными действующим законодательством (начис-ление помесячно - в БДиР, уплата поквартально - в БДДС), или учет-ной политикой фирмы. Возможные расхождения меж-ду суммами и сроками начислений и платежей будут отображены в расчетном балансе.

Если сопоставить все поступления денежных средств и их исполь-зование за один и тот же период, то образуется еще одна статья фор-мата БДДС - кассовый рост или уменьшение. Рост возникает в слу-чае превышения поступления денежных средств над их использовани-ем, уменьшение - соответственно при превышении расхода денежных средств над их приходом за один и тот же период.

Две позиции формата БДДС представляют вступительное и ко-нечное сальдо. При этом конечное сальдо за предыдущий период все-гда является вступительным сальдо для следующего периода. Конеч-ное сальдо в данном периоде является суммой всту-пительного сальдо и кассового роста (уменьшения) за тот же период. Значение вступительного сальдо в первую декаду (или в первый день) месяца должно быть равным значению этого показателя для месяца (и соответствующего квартала или полугодия) в целом.

Конечное сальдо является главным целевым показателем БДДС, вокруг которого должен строиться весь процесс оптимизации отдель-ных статей данного бюджета.

В любом случае конечное (вступительное) сальдо не может быть отрицательным, а вся процедура оптимизации финансовых планов ком-пании, в частности ее начальный этап, - не что иное, как итеративная процедура составления БДДС, поиск вариантов обеспечения заплани-рованного (установленного руководством) или неснижаемого конеч-ного сальдо. Величина конечного сальдо - один из важнейших целевых показателей, который может быть запланирован в БДДС. Он не норми-руется, а именно устанавливается руководителями компании.

При этом важно понимать, что для отдельного бизнеса или струк-турного подразделения, не являющегося самостоятельным юриди-ческим лицом или обособленным структурным подразделением, са-мостоятельно формирующим бухгалтерскую отчетность, отрица-тельное конечное сальдо может допускаться на какой-либо срок по решению руководителя предприятия или организации. Во-первых, лишь на определенное время в течение данного бюджетного периода, но не постоянно.

Во-вторых, при составлении БДДС это допустимо для отдельного бизнеса только в том случае, когда в нем образуется положительное конеч-ное сальдо. Это возможно тогда, когда поступления от других ви-дов бизнесов организации в данный период образуют конечное саль-до, которое перекрывает кассовый разрыв (разрыв ликвидности) по данному виду бизнеса. Такой вариант приходится иметь в виду при планировании размеров внешнего финансирования (определения величины и условий кредитов, инвестиций и т.п.).

Как отмечалось выше, конечное сальдо не может быть отрица-тельным (это недопустимо). Плохо, когда его величина очень мала (это признак отсутствия у бизнеса запаса финансовой прочности), но и слишком большой размер конечного сальдо также недопустим (даже если это происходит в результате эффективного ведения бизнеса). Большое конечное сальдо - это омертвление денежных средств, ухудшаю-щее финансовое состояние бизнеса (хотя и в неявном, невидимом до поры до времени виде), особенно его инвестиционную привлекатель-ность.

Поэтому в БДДС, как и вообще в управлении финансами, по-стоянно следует искать компромисс, чтобы при увеличении одного параметра финансового плана не ухудшались все остальные. Одним из проявлений такого подхода является определение руководителями организации размера конечного сальдо исходя из специфики данного бизнеса.

В бюджетировании можно применять два подхода к определению целевого значения конечного сальдо БДДС:

Установить диапазон конечного сальдо, т.е. определенные значения для конкретного временного пе-риода и отличные от данного показателя в другие периоды значе-ния в соответствии с целями руководителей организации в области уп-равления финансами;

Выбрать неснижаемый остаток конечного сальдо, в соответствии с которым должны быть определены размеры поступлений и использования денежных средств, и установить пре-делы конечного сальдо, при превышении которых денежные сред-ства должны быть размещены или инвестированы.

В России существуют еще некоторые особенности, которые необ-ходимо иметь в виду при определении размера неснижаемого конеч-ного сальдо. Согласно наблюдениям, как только у предприятия (осо-бенно малого и среднего бизнеса) в течение относительно продолжи-тельного периода (более одного месяца) начинает скапливаться на расчетном счете сравнительно крупная сумма денежных средств (от I млн. руб. и более), например в результате поступления авансовых платежей, это сразу привлекает повышенное внимание компетентных органов, желающих провести плановую или внеплано-вую проверку и начислить какие-либо штрафы и пени (повод всегда можно найти благодаря специфике нашего налогового законодатель-ства).

Однако что делать, если обстоятельства ведения бизнеса требуют резервирования крупных денежных средств для финансирования рас-ходов будущих периодов, а описанные выше события (естественно, в порядке исключения) все же могут иметь место. В этом случае нужно планировать (и лучше об этом позаботиться заблаговременно) исполь-зование временно свободных денежных средств в виде краткосроч-ных высоколиквидных вложений. Например, в виде приобретения бан-ковских векселей (см. табл. 6.3), которые могут выступать и в виде платежного инструмента широкого профиля. В этом слу-чае состояние ликвидности бизнеса можно оценивать не только по раз-меру конечного сальдо, но и по сумме этого сальдо и банковских век-селей за конкретный период.

Помимо указанных выше направлений использования денежных средств каждое предприятие или организация вправе вводить в формат БДДС любые статьи или детализировать включенные ранее в соот-ветствии со спецификой бизнеса или потребностями руководителей в той или иной информации. Главное, чтобы эти изменения в формате БДДС позволяли руководителям организации, бизнеса или ЦФО конт-ролировать наиболее важные для них статьи поступлений и использо-вания денежных средств. Однако детализация формата БДДС долж-на проводиться с учетом формата БДиР, поскольку именно в после-днем бюджете определяются критические виды расходов организации, а в БДДС отражаются способ и сроки оплаты лимитов затрат, задан-ных в БДиР. Неизбежные отклонения и расхождения между соответ-ствующими статьями БДиР и БДДС затем получают отражение в рас-четном балансе.

В табл. 6.3 приведен формат БДДС международного образца, мо-дифицированный с учетом российской специфики (добавлены неко-торые статьи для отражения финансовых суррогатов, налоговый план и др.).

Основным отличием приведенного формата от формата БДДС чисто международного образца являются:

В источниках денежных средств - разделение наличной и безналич-ной предоплаты, выделение статей для финансовых суррогатов;

В использовании денежных средств - налоговый план.

Некоторым (пусть и весьма отдаленным) аналогом БДДС можно считать форму № 4 «Отчет о движении денежных средств». Только аналогом, поскольку в чистом виде эту форму в бюд-жетировании применять нельзя. Она непригодна для правильного уп-равления финансами предприятия. Вместе с тем потребность в исход-ной информации как для составления бюджета, так и для контроля за его исполнением обусловливает необходимость модификации для целей бюджетирования формы № 4. В табл. 6.1 и 6.2 приведены об-разцы форматов БДДС, составленные на основе модифицированной в соответствии с международными стандартами формы № 4. В чем состоит эта модификация?

Вот некоторые предложения:

1. В статье «Выручка от реализации товаров, продукции, услуг -всего» необходимо выделить дебиторскую задолженность.

Для этого данную статью можно разделить на две:

За наличный расчет и по предоплате - показывает все поступления денежных средств на расчетный счет одновременно с отгрузкой про-дукции (по периодам);

Поступления за отгруженную ранее продукцию - показывает поступ-ления денежных средств от потребителя после получения им про-дукции.

2. Из формата устранить статьи, введенные для чисто фискальных целей. Например, маловероятным является планирование таких по-ступлений, как безвозмездно, и уж совсем никакого отношения к бюд-жетированию не имеет статья «Из банка в кассу организации».

3. Статья «Оплата товаров и услуг» должна быть детализирова-на, исходя из того, какие элементы себестоимости руководители организации посчитают целесообразным включить в формат БДДС.

На-пример, формат БДДС по этой статье может выглядеть следующим образом:

Сырье, материалы, товары;

Прочие прямые расходы структурного подразделения;

Накладные расходы структурного подразделения;

Накладные расходы организации в целом; прочие операционные платежи.

4. Позиции статьи «Первоначальные и капитальные затраты» (формы № 4) на выдачу авансов, оплату долевого участия в стро-ительстве, оплату машин и оборудования, а также финансовые вло-жения желательно привести в соответствие с форматом плана этих затрат.

5. Статью «Прочие выплаты и перечисления» также следует дета-лизировать при разработке формата БДДС, например, показать отдель-но возврат кредитов (займов) и прочие расходы.

Помимо определения собственно формата БДДС в России суще-ствуют еще проблемы отражения в данном бюджете сугубо специфи-ческих финансовых документов, например взаимозачетов (зачетов), казначейских обязательств, векселей и других денежных суррогатов.

Меры по подготовке формы № 4 для бюджетирования:

1. Выделение дебиторской задолженности (деление выручки на предоп-лату и поступления за отгруженную ранее продукцию).

2. Устранение статей чисто фискального происхождения.

3. Детализация наиболее важных статей оплаты счетов.

4. Приведение в соответствие с форматом плана капитальных (перво-начальных) затрат статей, отражающих капитальные затраты и финансо-вые вложения.

5. Выделение позиции, показывающей возврат займов и кредитов.

6. Учет денежных суррогатов.

Раздел «ОСТАТОК ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ (вступительное саль-до)» на начало периода отражает денежные средства на расчетных счетах компании и обособленных структурных подразделений на на-чало соответствующего периода. Для структурного подразделения без собственных расчетных счетов остаток является той частью денеж-ных средств, которые оставляет в его распоряжении компания (неснижаемый норматив конечного сальдо, устанавливаемый руковод-ством), для финансирования операционных расходов и капитальных затрат на предстоящий период.

При определении вступительного сальдо в первый раз за базу может быть принят средний за прошлые периоды остаток денежных, средств ком-пании в целом, распределенный между бизнесами по выбранному критерию (пропорционально нормо-часам прямых затрат, объему товар-ной продукции, численности персонала, фонду основной заработной платы и т.п.). Этот неснижаемый остаток денежных средств является ориентиром при определении размеров внешнего финансирования и других источников сбалансированного поступления денежных средств и их использования в данный бюджетный период.

Разделы ПОСТУПИЛО ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ» (см. табл. 6.1 и 6.2) и «Источники денежных средств» (см. табл. 6.3) показывают величину денежных средств, которые должны поступить на расчет-ный счет и в кассу в предстоящие периоды от реализации продукции и услуг. Эта величина примерно должна соответствовать объему вы-ручки от реализации в бюджете доходов и расходов. Суммы налогов, подлежащих уплате, определяются в соответствии с БДиР, а режим их уплаты (списания с расчетного счета) согласно принятому на пред-приятии порядку расчета с госбюджетом.

При этом, отдельно показывают поступления за продукцию в виде предоплаты и продажи за наличный расчет и поступления за отгруженную ранее продукцию (когда период оплаты или поступления денежных средств не совпадает с периодом отгрузки продукции).

При необходимости для более тщательного контроля за поступле-ниями денежных средств по видам источников в формате БДДС по статье «Предоплата» могут быть выделены следующие позиции: I) наличный расчет; 2) безналичный расчет; 3) прочие виды предопла-ты (см. табл. 6.3).

Размер дебиторской задолженности является еще одним важным показателем, устанавливаемым в БДДС. При этом нужно иметь в виду следующее. С одной стороны, отсрочка оплаты потребителями отгру-женной им предприятием готовой продукции означает кредитование первых последним, а с другой - ни один быстро развивающийся или крупный по масштабам бизнес не может обходиться без отгрузки зна-чительной части своей продукции в кредит.

Однако рост таких поста-вок оборачивается дополнительной финансовой нагрузкой на предпри-ятие. Поэтому руководители организации должны решить, какой размер задолженности приемлем для них в тот или иной период. При этом не-обходимо принять компромиссное решение: в какой степени допустить рост дебиторской задолженности, чтобы не «отпугнуть» потенциально-го потребителя условиями расчетов за предлагаемую ему продукцию, но вместе с тем и не допустить нехватки денежных средств (чтобы уро-вень ликвидности бизнеса не опустился ниже критической отметки).

Необходимость введения контроля за размерами дебиторской за-долженности может быть одной из побудительных причин поста-новки бюджетирования.

Для контроля за размером дебиторской задолженности использу-ют не только БДДС, но и расчетный баланс. Однако контроль за ре-альным движением денег и оперативный контроль за «дебиторской», а главное, своевременное принятие упреждающих воздействий, соот-ветствующих управленческим решениям, может быть осуществлено только с помощью БДДС.

В разделе «Поступило денежных средств» отражаются также по-ступления из других источников (см. табл. 6.1 и 6.2) и прочие поступ-ления (см. табл. 6.3):

От продажи основных средств и других активов компании (если это предусмотрено нормативными актами);

Поступления авансовых платежей (оплата продукции, работ или ус-луг до начала их изготовления или выполнения);

Бюджетные дотации (ассигнования), выплачиваемые в денежной форме или в виде ценных бумаг, используемые как средство упла-ты налогов;

Из внешних источников финансирования (займы, кредиты, инвестиции);

От размешенных ранее в качестве резервов компании депозитов (проценты) и других высоколиквидных ценных бумаг (дивиденды, купонный доход и пр.).

Здесь отражаются все прочие денежные или аналогичные им поступления, например средства от предъявленных к оплате векселей и доходов по ним. Режим учета и отображения векселей в БДДС представляет самостоятельную проблему, решать которую при разработке формата БДДС лучше применительно к условиям конкретного предприятия;

От эмитированных организацией зачетов по контрактам (договорам, заказам), реализуемых в рамках отдельных бизнесов.

Если предприятие или организация планирует эмиссию взаимозаче-та, т.е. документа, аналогичного по экономическому содержанию денежным средствам, отражаемым по позиции «Поступления за отгруженную ранее продукцию», то вся сумма такого зачета может отражаться по этой статье БДДС в виде взаимозачетов или векселей (см. табл. 6.3) в зависимости от вида используемых финансовых суррогатов. При необходимо-сти позиции «векселя» и «взаимозачеты» могут быть выделены отдельно в статье «Предоплата» (если использование этих сурро-гатов совпадает с отгрузкой продукции).

В этом случае статья «Предоплата» приобретает вид:

а) предоплата по безналичному расчету;

б) предоплата векселями;

в) предоплата взаимозачетами.

Раздел «НАПРАВЛЕНО ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ» (см. табл. 6.1 и 6.2) или «Использование денежных средств» (см. табл. 6.3) отража-ет использование денежных средств по операциям организации (на фи-нансирование текущих операционных расходов и капитальных зат-рат, прочих первоначальных вложений - в случае реализации новых бизнес-проектов или проведения программ технического перевоору-жения мощностей организации). Здесь же показывают расчеты с внешни-ми инвесторами и заимодателями, выплату дивидендов, процентов по кредитам, возврат кредитов и уплату налогов.

По этой же позиции отдельно могут учитываться поставки полу-фабрикатов из других цехов (в части превышения поставок этих по-луфабрикатов в соответствующий период, как показано в табл. 6.2.). И хотя денежные расчеты между структурными подразделениями предприятия не проводятся, отрицательное сальдо поставок для конкретно-го бизнеса означает необходимость «возмещения» (или резервирова-ния) для организации в целом соответствующих текущих затрат, с тем чтобы не искажать конечное сальдо.

При составлении БДДС для организации в целом также необходимо учитывать сальдо поставок полуфабрикатов из цеха в цех в течение данного бюджетного периода, т.е. определить, насколько (в стоимос-тном выражении) объемы производства полуфабрикатов превысили объемы их использования во внутризаводском обороте. Иначе гово-ря, необходимо выяснить, следует ли ожидать в соответствующий бюджетный период прироста размеров незавершенного производства (и, следовательно, дополнительных расходов в соответствующем раз-деле БДДС) или уменьшения (в этом случае «живых» денег, т.е. ре-альных поступлений у предприятия не будет, но образуется экономия денежных средств на операционные расходы).

Строка «КАССОВЫЙ ПРИРОСТ (УМЕНЬШЕНИЕ)» образует-ся как разница между разделами «Поступило денежных средств» («Источники денежных средств») и «Направлено денежных средств» («Использовано денежных средств»). Она показывает превышение доходной части над расходной или дефицит платежных средств, т.е. насколько веро-ятное поступление денежных средств превышает их ожидаемое ис-пользование в предстоящий период. Расчеты должны проводиться строго по столбцам бюджетных таблиц. В случае превышения по-ступлений денежных средств над их использованием кассовый при-рост (уменьшение) показывают со знаком «плюс» (+), а если рас-ходная часть превышает доходную часть БДДС, то со знаком «ми-нус» (-) или в скобках.

Для реальной экономики очень важно отсутствие «дыр» в текущем планировании денежных средств, то есть должны быть своевременно оплачены все счета, вовремя выдана зарплата. Для этого предприятие стремится ускорить процесс получения выручки от клиентов и заказчиков. Бюджет движения денежных средств помогает финансовой службе предприятия принять решение о финансировании текущей деятельности (если образуются кассовые разрывы) или изъятии денежных средств из оборота.

Финансирование достигается путем переговоров с контрагентами об ускорении оплаты, с банками о краткосрочном кредитовании, с поставщиками об отсрочке платежа. Изъять деньги из оборота можно следующими путями: депозиты в банках с целью получения процентов, предоставление отсрочек контрагентам с целью улучшения партнерских отношений, вывод средств с предприятия с целью вложения в ценные бумаги, расширение производства и т. д. Также денежные средства могут быть просто аккумулированы с целью создания «подушки», что особенно актуально на заре внедрения планирования на предприятии, когда планы значительно отличаются от фактической ситуации.

Структура бюджета движения денежных средств похожа на структуру Отчета о движении денежных средств на предприятии (Форма № 4). Однако это не регламентированная, а управленческая форма, поэтому она имеет некоторые отличия.

В настоящей статье мы рассматриваем особенности планирования движения денежных средств в строительной отрасли.

Первая особенность строительства - в объектном учете, то есть в ведении нескольких (порой не связанных друг с другом) объектов. Вторая особенность заключается в том, что строительная компания может строить для себя (когда объект строительства переходит в собственность) и для заказчика. И третья особенность - строительная компания часто привлекает подрядчиков на работы или часть работ, что также накладывает отпечаток на планирование и бюджетирование.

В табл. 1 представлен бюджет движения денежных средств строительной компании. В данной статье мы не будем делать различий между организацией-подрядчиком и организацией-заказчиком, так как принципы поступления денежных средств одни и те же.

Таблица 1. Структура бюджета движения денежных средств строительной компании

Показатель	Значение
Cash flow от операционной деятельности
Поступления:
авансы к получению
поступления от сданных форм КС-2, КС-3, продажи объектов
в том числе по объектам
Расходования:
оплата труда
оплата услуг подрядных организаций
другие расходы
затраты на материалы и комплектующие
постоянные издержки
налоги
расходы по процентам
лизинговые платежи
в том числе по объектам
Cash flow от инвестиционной деятельности
Поступления:
Приобретение основных средств
Прочие капиталовложения
Расходования:
Продажа основных средств
Прочие поступления
Cash flow от финансовой деятельности
Поступления:
Получение займов
Продажа акций и других ценных бумаг
Расходования:
Покупка акций
Возврат кредитов
Суммарный денежный поток
Денежные средства на начало периода
Денежные средства на конец периода

Бюджет движения денежных средств состоит из трех больших частей: операционной деятельности, инвестиционной и финансовой деятельности.

Операционная деятельность - строительство объектов и их реализация (сдача заказчику). В операционной деятельности существуют расходования и поступления денежных средств.

Инвестиционная деятельность - долгосрочные вложения и поступления от приобретения основных средств и прочих капиталовложений. Данная часть плана является стратегически важной, так как без инвестиций развития компании не будет (мы говорим именно о качественном развитии, связанном с обновлением оборудования).

Финансовая деятельность - самая важная часть для «увязки» бюджета. Это связано с тем, что планирование первой части обеспечивается силами множества подразделений предприятия, не согласованных друг с другом. Инвестиционную деятельность планируют руководство и производственные подразделения. Финансовую деятельность планируют бухгалтерия предприятия, финансовый отдел и ПЭО. Но после сведения данных в табл. 1 может получиться так, что поток от текущей деятельности будет неблагоприятным. Это не значит, что он отрицательный. В БДДС присутствует две строки: остаток денежных средств на начало и на конец периода. Поэтому при излишнем остатке собственники предприятия могут принять решение о досрочном гашении кредита или инвестировании средств в основной капитал, а при недостатке (отрицательном остатке на конец месяца) - обратиться за дополнительным финансированием.

При планировании движения денежных средств, помимо увязки бюджета в целом, важно учитывать один аспект. Поток от операционной деятельности должен быть положительным. На этой части бюджета предприятие зарабатывает свою прибыль. В производственной деятельности (в строительстве тоже, с некоторыми ограничениями) предприятие каждый месяц должно аккумулировать прибыль. Поток от инвестиционной деятельности должен быть отрицательным, то есть предприятие должно инвестировать свои денежные средства в покупку нового оборудования. Поток от финансовой деятельности уравновешивает остальные два вида деятельности.

Обратите внимание! Если у предприятия поток от операционной деятельности отрицательный, а поток от инвестиционной деятельности положительный, это тревожный знак. Это может быть связано с тем, что предприятие финансирует текущую деятельность за счет продажи основных средств. Понятно, что такое предприятие в будущем не может ждать успех.

Таким образом, планирование движения денежных средств позволяет компании еще и двигаться в стратегически важном направлении. Можно добавить, что план доходов и расходов не покажет нам такой полной картины, как БДДС, потому что инвестиции в объекты основных средств являются не расходами, а затратами (то есть не уменьшают налогооблагаемую прибыль). А если составлять только бюджет доходов и расходов, то операций приобретения основных средств вообще не будет видно (если процесс планирования грамотно построен с точки зрения бухучета).

Теперь рассмотрим подробно, как планируется бюджет движения денежных средств. Как правило, данный бюджет составляется на год с разбивкой на кварталы и месяцы.

Составлением на год занимаются, как правило, руководство или собственники, так как они устанавливают стратегические приоритеты компании. Кроме того, составление БДДС на год не столь информативно,как на более короткий период, так как этот бюджет служит не для эффективности работы предприятия, а для обеспечения его финансирования. Поэтому рассмотрим только процесс составления на короткий промежуток времени - квартал или месяц (так называемая корректировка БДДС перед началом месяца).

Процесс планирования движения денежных средств на месяц состоит из нескольких этапов.

1 этап - определение прогноза на текущий месяц. Обычно проводится в 20–25 числах месяца. В процессе этапа собираются уточняющие данные от подразделений с целью определения остатка денежных средств в кассе и на счетах на конец месяца (текущего). Эта сумма в бюджете движения денежных средств на следующий месяц будет остатком на начало.

2 этап - сбор информации от подразделений о выплатах и поступлениях в планируемом месяце.

От сметного отдела поступают планируемые поступления за закрытые формы отчетности (если компания - подрядчик), от отдела продаж - планируемые поступления за реализованные объекты, от производственного участка, снабженцев - данные о планируемых оплатах по счетам подрядчикам за выполненные работы и поставленные материалы, от бухгалтерии - прогнозируемые выплаты по налогам. Выплаты работникам по заработной плате могут прогнозироваться как кадрами (штатное расписание ведут они), так и бухгалтерией (на основании предыдущих периодов). Часто прогнозированием зарплаты занимается ПЭО, что обусловлено высокой загруженностью бухгалтерии и простотой расчетов оплаты труда работникам.

Желательно планируемые поступления и выплаты формировать с разбивкой по неделям, а то и по дням. Это делается для того, чтобы избежать кассовых разрывов не только в конце месяца, но и в течение всего периода. Как правило, такой метод планирования помогает нестабильным компаниям либо таким компаниям, где финансово-экономическое планирование еще сырое.

Также от производственных подразделений поступают согласованные с руководством компании планируемые оплаты поставок оборудования (инвестиции), а от финансового отдела (бухгалтерии) - планируемые выплаты по кредитам.

3 этап - сведение бюджета движения денежных средств. Этим процессом занимается ПЭО. Желательно автоматизировать процесс в MS Excel, используя макросы или консолидацию. Важно, чтобы к следующему этапу у ПЭО в одной информационной системе был общий БДДС, а также заявки всех подразделений в читаемом виде. Для каждой статьи затрат можно определить свои коды (они могут быть уникальные либо в соответствии с РСБУ).

4 этап - обсуждение бюджета движения денежных средств на бюджетном комитете. В компаниях (особенно молодых) может не быть бюджетного комитета, тогда обсуждение происходит между всеми участниками процесса составления БДДС и руководством предприятия.

На это совещание ПЭО выносит бюджет движения денежных средств с разбивкой по дням, неделям. При требовании каждая статья затрат может быть разбита по подразделениям. Это обеспечивается путем применения программных средств, в частности функции Excel «Промежуточные итоги». Пример этого бюджета с разбивкой по неделям представлен в табл. 2. Рассматриваемая компания планируетв начале месяца поступления денежных средств от заказчика, а в конце месяца - от продажи собственных объектов.

Таблица 2. Пример бюджета движения денежных средств для строительной компании (тыс. руб.)

Показатель	01–07 число	08–14 число	15–21 число	22–28 число	29–31 число	Итого
Cash flow от операционной деятельности	13 000,0	–13 000,0	–14 000,0	12 500,0	23 000,0	21 500,0
Поступления:
Расходования:
Cash flow от инвестиционной деятельности						–5000,0
Поступления:
Расходования:
Cash flow от финансовой деятельности	-3 000,0					–3000,0
Поступления:
Расходования:
Суммарный денежный поток		–13 000,0	–14 000,0	12 500,0	23 000,0	13 500,0

Таким образом, несмотря на то, что суммарный денежный поток компании положительный, в определенные временные промежутки наблюдается «кассовый разрыв», то есть отрицательный остаток денежных средств (см. рисунок).

Кассовые разрывы на предприятии

Видя такую картину, бюджетный комитет может принять решение о дополнительном финансировании, ускорении получения денежных средств от продажи объектов. По информации отдела продаж, они смогут ускорить получение денежных средств на неделю. Но этого не хватит. Остальную часть руководство решает взять в банке. Тогда БДДС будет следующим (табл. 3).

Таблица 3. Скорректированный бюджет движения денежных средств

Показатель	01–07 число	08–14 число	15–21 число	22–28 число	29–31 число
Cash flow от операционной деятельности
Поступления:			35 000,0	73 000,0
Расходования:
Cash flow от инвестиционной деятельности
Поступления:
Расходования:
Cash flow от финансовой деятельности
Поступления:		13 000,0
Расходования:			13 000,0
Суммарный денежный поток				50 500,0	-50 000,0	13 500,0
Денежные средства на начало периода
Денежные средства на конец периода

Мы видим, что в целом поток не изменился, просто ускорилось поступление денежных средств на предприятии (изменения выделены курсивом).

Такой бюджет движения денежных средств можно принимать за основу и руководство к действию всеми подразделениями.

Вкратце остановимся на контроле движения денежных средств. При наличии такого плана все платежные поручения должны подписываться начальником ПЭО, так как его отдел должен контролировать оплату в пределах плана. Как только ПЭО видит превышение платежей либо неполучение выручки (кредитов), он подает сигнал финансовому директору для принятия решения или поиска виновных. Это может быть отдел продаж, отдел производства, а также бухгалтерия, которая неправильно рассчитала налоги.

При зрелой системе планирования на предприятии за неправильный расчет применяются депремирования, а за соответствие факта плану - дополнительное вознаграждение.

Процесс внедрения планирования движения денежных средств включает следующие этапы.

1 этап - планирование без автоматизации. На этом этапе планирование осуществляется путем передачи записок подразделениям с данными, сведением их в одну систему в ПЭО и распечатыванием руководству. Длительность данного этапа наибольшая, так как в процессе его реализации определяется, какие виды планов составлять, кто за что отвечает, какие должны быть сроки. Как правило, он длится около трех-четырех месяцев, в зависимости от размера предприятия и заинтересованности генерального директора и подразделений во внедрении планирования.

На данном этапе происходят различные консультации между генеральным директором, главным бухгалтером (хотя он не должен быть замешан в этом процессе) и начальником ПЭО. При этом генеральный директор хочет понять, как эффективно работает предприятие, какая прибыль или убыток, сколько у него денег и кто кому должен. Бывают случаи, когда составляется бюджет, в котором есть элементы как БДДС, бюджета доходов и расходов, так и бюджета по балансовом листу. Такой бюджет никогда не будет сходиться, его нельзя будет автоматизировать, нельзя также будет организовать ответственность за то, что он не выполняется потому что при нехватке денежных средств могут сказать: зато прибыль есть, и наоборот. Поэтому при внедрении планирования ДДС важно отделить мух от котлет. Надо отдельно внедрять каждый из трех бюджетов, но в процессе они, естественно, должны быть связаны.

2 этап - автоматизированное планирование. На этом этапе создается информационная система для сбора показателей от подразделений, ее консолидации. Доставка информации до руководства также автоматизирована. На данном этапе могут быть даже исключены заседания бюджетного комитета, так как руководство может решить самостоятельно, какие подразделения могут увеличить денежный поток. На данном этапе при помощи службы информатизации предприятия автоматизируется процесс составления планов. Его можно решить при помощи стандартных офисных приложений, например MS Excel и MS Outlook. В зависимости от размера предприятия на данный этап может быть затрачено до двух месяцев.

На этапе автоматизации также необходимо обеспечить связанность бюджетов. Основные статьи БДДС должны переплетаться с двумя другими бюджетами, например, остатки на расчетном счете и кассе в бюджете по балансовому листу должны равняться остаткам в бюджете движения денежных средств.

В целом после прохождения двух этапов, как правило, развитие планирования движения денежных средств заканчивается, так как считается, что «и так все работает». Но на третьем этапе закладывается мотивация, что особенно важно для четкого исполнения планов.

3 этап - формализованное планирование. На данном этапе разрабатывается регламент планирования, который включает в себя следующее:

· подразделения, задействованные в планировании;

· сроки подготовки информации;

· различные варианты развития (если необходимо);

· процесс составления и утверждения планов;

· ответственность за выполнение плана.

Обычно на внедрение такого относительно простого элемента планирования, как планирование движения денежных средств, уходит до полугода.

Последнее, о чем хотелось бы сказать - воля генерального директора при внедрении планирования движения денежных средств. От того, насколько он будет заинтересован в таком внедрении, целиком зависит успех внедрения. Потому что производственные подразделения предприятия не охотно идут на планирование, им кажется, что оно отнимает много времени, при этом оно ни к чему, и все равно невозможно все спланировать. В этом случае генеральный директор должен показать, насколько важно планирование для развития предприятия и указать на то, что при правильной организации планирования все предприятия успешно решают эту задачу.

От ПЭО при планировании требуется грамотно составлять форматы управленческих таблиц, прописывать регламенты и участвовать в автоматизации планирования, а после его внедрения - в поддержании системы планирования в рабочем режиме.

При этом важно запомнить одно золотое правило: чем меньше создается таблиц для планирования, тем лучше. Все громоздкие расчеты лучше держать в пределах кабинета ПЭО.

Веселов А.И., главный специалист отдела бюджетного контроля управления экономики и финансов ООО КБ «Агросоюз» (г. Москва), канд. экон. наук

Бюджет – один из основных инструментов управления хозяйственной деятельностью предприятия. В зависимости от потребностей финансового анализа бюджеты формируются в различных разрезах. Наиболее распространенные – и . Они чаще всего составляются на год, на квартал и на месяц. Также иногда составляют управленческий баланс — .

С точки зрения временной детализации выделяют:

• фактические БДДС и БДР – бюджеты, составленные на основании уже свершившихся хозяйственных операций, отраженных в бухгалтерском учете;
• прогнозные БДДС и БДР – бюджеты на ближайший месяц (как правило, составляются на основании корректировок плановых бюджетов);
• плановые БДДС и БДР – бюджеты, описывающие будущую хозяйственную деятельность.

БДДС – способ отражения движения денежных потоков. Соответственно, в данном документе фигурируют только те события, которые имеют денежное выражение.

В качестве первичных документов, которыми оформляются операции, содержащиеся в бюджете ДДС, используются расчетно-кассовые ордера и выписки по операциям с банковскими счетами предприятия. Сам БДДС несколько напоминает такую бухгалтерскую форму, как «Отчет о движении денежных средств».

БДР – способ фиксации операций, формирующих прибыль (убыток) предприятия. В данном документе отражаются доходы и расходы, на его базе может быть рассчитана себестоимость и рентабельность.

В качестве первичных документов, которыми оформляются операции, содержащиеся в БДР, используются , оказанных услуг и акты приема-передачи материальных ценностей. Также могут учитываться документы, которыми оформляются переоценки материальных и нематериальных ценностей (к примеру, гуд-вилла) и прочие операции, проходящие в неденежной форме. БДР схож с бухгалтерской формой «Отчет о прибылях и убытках».

Сами формы обычно строят либо в Excel, либо в специальных решениях на базе 1С, SAP и т.п.

Если Вас интересует автоматизация бюджетирования, внедрения казначейства или учета по МСФО, ознакомьтесь с нашим .

Ниже приведем таблицу, характеризующую хозяйственные операции по признаку отражения их в БДДС и БДР.

Операция	Отражается в БДДС	Отражается в БДР
Начисление амортизации	—	+
Переоценка ОС и ТМЦ	—	+
Недостачи ТМЦ	—	+
Курсовые разницы	—	+
Кредиты и проценты	+	—
Приобретение ОС	+	—
Затраты на кап. ремонт	+	—

Принципы построения бюджетов

Чаще всего составление БДР предшествует составлению бюджета движения денежных средств. Это вызвано тем, что этот бюджет носит более «укрупненный» характер.

В бюджет доходов и расходов традиционно включаются три группы показателей: доходы, расходы и прибыль. Доходы и расходы отражаются по принципу начисления (в момент их возникновения).

Доходы можно разделить по принципу их источника:

• от основной деятельности (реализация продукции и услуг, связанных с основным «профилем» компании);
• от прочей деятельности (доходы от нерегулярно производимой продукции или оказываемых услуг, от сдачи в аренду активов);
• внереализационные доходы (доходы, не связанные с операционной деятельностью: проценты, дивиденды, курсовые разницы).

Расходы детализируются по группам:

• себестоимость реализованной продукции;
• прямые расходы (сопряжены с транспортировкой и хранением материальных ценностей, страхованием, рекламой);
• общехозяйственные расходы (оплата труда АУП, амортизация, аренда, коммунальные платежи);
• прочие расходы (штрафы, пени, ).

Прибыль рассчитывается как валовая, операционная, прибыль до налогообложения и чистая прибыль.

Иногда отдельно составляются БДР по различным направлениям деятельности.

Единой формы, применяющейся при составлении БДДС, не существует, но можно выделить четыре универсальные раздела этого документа:

• начальный остаток денежных средств;
• поступление денежных средств от контрагентов;
• расход денежных средств;
• «чистый денежный поток» — разница между поступлениями и выбытиями денежных средств.

Иногда отдельно указываются платежи, связанные с операциями с заемными средствами (получение и погашение кредитов).

Процесс построения БДДС проходит в несколько последовательных этапов.

В первую очередь устанавливается обязательный минимальный остаток денежных средств. Этот показатель зависит от характера деятельности предприятия и вероятности возникновения различных непредвиденных обстоятельств.

После этого определяется доходная часть БДДС. Для этого используется план продаж, график погашения дебиторской задолженности и предполагаемые поступления от финансовой деятельности (полученные проценты, дивиденды).

Расходная часть БДДС составляется на основе плана прямых затрат (оплата труда, затраты на сырье и материалы), предполагаемых накладных расходов (общехозяйственные и общецеховые расходы, зарплата АУП), бюджета инвестиций (приобретение основных средств) и планируемых финансовых расходов (погашение кредитов, выплата дивидендов).

На последнем этапе рассчитывается чистый денежный поток, анализируется возможность возникновения « », при необходимости БДДС корректируется.

Существует два основных способа сбора информации для планирования БДДС:

• снизу вверх,
• сверху вниз.

В первом случае планы поступлений и выплат исходят от подразделений и после утверждения сводятся в единый документ. Во втором случае БДДС составляется финансовой службой, а планы расходов и поступлений денежных средств доводятся до руководителей подразделений.

При составлении фактических БДР и БДДС и анализе отклонений от плановых показателей важно выявить причины отклонений. Они делятся на две основные группы:

• те, которые находились вне зоны влияния руководителей центров финансовой ответственности (как правило, обусловлены рыночной конъюнктурой);
• те, которые обусловлены допущенными ошибками в планировании или при осуществлении хозяйственной деятельности.

По результатам такого анализа к лицам, ответственным за составление и исполнение БДР и БДДС, применяются меры взыскания или поощрения, а сама процедура формирования этих бюджетов может быть скорректирована.

Примеры формирования БДР и ДДС

БДР

Показатель	План	Факт
1) Доходы от основной деятельности
2) Доходы от прочей деятельности
3) Внереализационные доходы
4) Себестоимость продукции
сырье и материалы,
электроэнергия,
амортизация,
прочие расходы
5) Валовая прибыль
6) Коммерческие расходы
7) Общехозяйственные расходы
8) Операционная прибыль
9) Прочие расходы
10) Прибыль до налогообложения
11)
12) Чистая прибыль

БДДС

Показатель	План	Факт
1) Остаток денежных средств на начало периода
2) Входящий денежный поток
Реализация продукции и услуг
Поступление заемных средств
Дивиденды и проценты
Реализация ОС
3) Исходящий денежный поток
Оплата сырья, материалов
Заработная плата
Выплата процентов по кредитам
Расходы на приобретение ОС
Выплаты в бюджет
Прочие платежи
4) Чистый денежный поток
5) Остаток денежных средств на конец периода

Бюджет движения денежных средств (БДДС)

Управление денежными средствами - одна из наиболее актуальных задач, стоящих перед руководителями любой организации. Использование технологий бюджетирования денежных средств является эффективным решением этих вопросов. Процесс бюджетирования присутствует в каждой компании, вне зависимости от её размера и направления деятельности. Каждый день руководители и менеджеры каждой компании устанавливают цели, планируют способы их достижения, контролируют процесс выполнения поставленных задач, анализируют достигнутые результаты и вырабатывают новые управленческие решения, направленные на повышение эффективности работы организации. Это и есть классический процесс бюджетирования: планирование -> контроль -> анализ -> планирование, являющийся одной из основных технологий управления организацией.

В теории управления финансами предприятия существует огромное количество самых различных бюджетов: бюджет доходов и расходов, бюджет продаж, инвестиционный бюджет, функциональные бюджеты, бюджеты центров финансовой ответственности, бюджет заработной платы и т.п. Однако, несмотря на все многообразие способов и форм бюджетирования, наиболее актуальным и востребованным предприятиями малого и среднего бизнеса является бюджет движения денежных средств (БДДС). И этому есть очень простое и логичное объяснение: именно денежные средства в подавляющем большинстве случаев являются наиболее востребованным ресурсом, обеспечивающим деятельность организации и отражающим эффективность этой деятельности. А именно применение технологии бюджетирования денежных средств обеспечивает эффективное планирование, контроль и управление этим ресурсом.

Бюджет движения денежных средств является сводным бюджетом, включающим в себя бюджет поступления средств и бюджет их расходования. Объясняется это тем, что только совокупность показателей перечисленных бюджетов и их взаимосвязь позволяют согласовать процесс расходования денежных средств и их поступления, а также сформировать реалистичный финансовый план, обеспечивающий требуемый уровень платежеспособности предприятия.

Схема формирования БДДС

Структура данных БДДС

В системе БДДС заложена наиболее оптимальная для предприятий малого и среднего бизнеса структура аналитических разрезов и перечня доступных данных.

Перечень доступных аналитических разрезов:

• Организации - данный аналитический разрез актуален в случае, когда организационная структура компании включает в себя несколько юридических лиц или индивидуальных предпринимателей. Его наличие обеспечивает возможность бюджетирования денежных потоков как в разрезе каждого из участников холдинга, так и в целом по компании.
• Статьи движения движения денежных средств - является одним из самых главных классификаторов, задающим структуру источников поступления денежных средств, статьи и направления их использования.
• Контрагенты - обеспечивает возможность планирования движения денежных средств в разрезе организаций и индивидуальных предпринимателей, с которыми у компании установлены деловые отношения. Использование этого аналитического разреза рекомендуется, когда на этапе составления бюджетов имеется достоверная информация о том, с какими именно контрагентами будут производится операции по расчетам денежными средствами, например, в случае, когда существуют подписанные договора, содержащие графики платежей и т.п.
• Договоры контрагентов - дополнительный аналитический разрез, позволяющий заложить в бюджет информацию о планах по конкретному договору.
• Варианты бюджета - использование данной аналитики позволяет пользователям программы закладывать в бюджет несколько сценариев или вариантов бюджета, например, нормальный, оптимистичный, пессимистичный и т.п. Значениями данного разреза являются элементы одноименного справочника "Варианты бюджета". По умолчанию в системе существует только один вариант бюджета - "Нормальный". При необходимости пользователи могут добавить произвольное количество любых сценариев.
• Плановый период - периодом планирования бюджета является календарный месяц. Данное ограничение продиктовано опытом практической эксплуатации продукта и объясняется тем, что при меньших интервалах планирования (неделя, декада) более эффективно работает функционал системы Платежный календарь .
• Валюты - позволяют работать с бюджетами, заданными в любой валюте.
• Документы - все информация о бюджете организации и процессе его исполнения отражается в информационной базе на основании данных, содержащихся в электронных аналогах как первичных учетных документов, так и документов, задающих бюджеты поступления и расходования денежных средств. Данный аналитический разрез позволяет пользователям программы быстро получать различные детализированные до документа отчеты и расшифровки.

Перечень доступных данных:

• Запланированные данные
• Фактические данные
• Отклонения в абсолютном выражении
• Отклонения в относительном выражении (процентах)

План поступления денежных средств

План поступления денежных средств организации представляет собой сводный план, включающий в себя суммы ожидаемых платежей. Как правило, данный бюджет формируется на основании данных центров финансовой ответственности, отвечающих за реализацию товаров и оказание услуг. Источником информации для формирования этого бюджета, в зависимости от направления деятельности ЦФО или организации в целом, являются:

• Для оптовой торговли - данные о динамике продаж за прошлые периоды деятельности, суммы заключенных контрактов на поставку товаров и продукции и т.п;
• Для розничной торговли - информация о среднемесячной выручке торговых точек организации;
• В сфере оказания услуг - прогнозируемые объемы оказания услуг с учетом сезонных колебаний спроса и иных факторов;
• В сфере строительства - утвержденные графики инвестирования и платежей, утвержденные заказчиками и подрядчиками.

План расходования денежных средств

Наличие четкого и детального плана расходования денежных средств является одним из главных условий, обеспечивающих возможность формирования реалистичного бюджета. Как правило, план расходования составляется на основании данных о потребности в денежных средствах, предоставляемых подразделениями (центрами финансовой ответственности) компании. Заложенные в системе бюджетирования механизмы обеспечивают планирование во всех необходимых аналитических разрезах: статей использования денежных средств, подразделений, контрагентов и их договоров, видов средств (наличных и безналичных), валют. В дальнейшем данные утвержденных планов расходования средств используются для проведения план-фактного анализа и контроля, оперативного контроля, осуществляемого в рамках процесса утверждения заявок на платежи, что позволяет значительно сократить объем сверхнормативных затрат и повысить уровень финансовой дисциплины сотрудников организации. Более подробную информацию о заложенных в систему инструментах и процессе планирования можно получить на странице БДДС: План расходов .

Формирование БДДС и контроль его исполнения

Анализ планов поступления и расходования средств организации позволяет выполнить их согласование, утверждение и сформировать бюджет движения денежных средств. Основным инструментом оценки реалистичности финансового бюджета является входящий в состав системы отчет "Контроль остатков денежных средств" , позволяющий контролировать уровень обеспеченности компании наличными и безналичными денежными средствами, а также прогнозировать возможность возникновения их нехватки (кассовые разрывы). Для контроля исполнения БДДС предназначен детализированный отчет "Контроль исполнения бюджета движения денежных средств" , обеспечивающий возможность сравнения запланированных показателей с данными об их фактическом исполнении, а также выявления значения абсолютных и относительных отклонений.

Управление правами доступа пользователей

Обеспечение защиты конфиденциальной информации - важнейшая задача каждой финансовой системы и тем более системы, отвечающей за управление денежными средствами предприятия. В текущей версии системы "Бюджет движения денежных средств" заложена схема управления правами доступа пользователей, обеспечивающая широкие возможности для управления степенями допуска как на уровне объектов прикладного решения (справочников, документов, отчетов), так и на уровне доступа к данным в разрезе объектов учета (организаций, центров финансовой ответственности). Для решения задач администрирования пользователям могут быть предоставлены три предопределенных набора прав:

• Право на формирование планов поступления и расходования;
• Право на осуществления контроля за исполнением бюджета;
• Право полного доступа к системе бюджетирования.

На предприятии, руководство составляет разные бюджеты и балансы. Дополняют эти отчеты БДР и БДДС. За аббревиатурами скрывается бюджет доходов и расходов, а также бюджет движения денежных средств. Предназначение этих отчетов одинаковое, но формируются они разными способами.

БДР и БДДС - что это такое?

Бюджет доходов содержит информацию об объеме планируемой прибыли в следующем периоде. При его формировании учитывается себестоимость продукции, выручка от всех видов деятельности, рентабельность. БДР разрабатывается, чтобы распределить прибыль в определенном периоде.

В бюджете денежных средств отражаются денежные потоки предприятия. То есть в отчете фигурируют только те статьи, по которым проходило движение средств. Используется отчет для перераспределения денежных средств.

Отличия БДР и БДДС

1. БДР содержит информацию о плановой прибыли, БДДС - разницу входящих и исходящих денежных потоков.
2. БДР по структуре похож на отчет о прибылях, а БДДС - на отчет о движении средств.
3. БДДС, в отличие от БДР, включает только “денежные” статьи.

Структура отчетов

Рассмотрим детальнее, какие показатели отражаются в каждом из отчетов. Воспользуемся таблицей для лучшего восприятия информации.

При формировании бюджетов у финансового отдела больше всего вопросов возникает с налогами. Следует ли включать НДС в БДР? Как показывает практика, сумма налогов не влияет на как такового. Особенно это касается организаций, которые используют данный баланс для управления хозяйственной деятельностью производства. Поэтому сумма начисленных налогов должна быть выведена из отчета.

Как работает БДР

Основной принцип бюджетирования заключается во включении в отчет всех показателей, характеризующих деятельность организации. Только если БДР и БДДС будут содержать все управленческие бюджеты, можно говорить о целостности системы. Тем более что эти два отчета дополняют друг друга.

Отдел продаж отвечает не только за количество проданной продукции по определенной цене, но и за поступление средств от клиентов. БДР не содержит информации о задолженности, об оплатах. Оперируя цифрами только из одного отчета, нельзя построить целостную бюджетную модель.

Менеджеру дают задание “продать любой ценой”, и он быстро выполняет его. Руководство уже подсчитывает прибыль и начисляет бонусы, но сталкивается с неожиданной проблемой - у компании нет денег, чтобы закупить сырье на следующую партию товара, и поставщик не предоставляет товарный кредит. Менеджер распродал товары, и ему выдали начисленную премию. Вот только деньги по факту еще не поступили. Поэтому остальные менеджеры остались без работы.

Этот самый простой пример неграмотного финансового управления. Результат работы следует оценивать не только по количеству прибыли, но и по сумме возвращенных средств. Тогда и возникать не будут. Для этого необходимо формировать БДР и БДДС.

Как работает БДДС

Иногда финансовый отдел составляет только БДДС, забывая о начислениях. Управлять экономикой только опасно. Полученные - это еще не заработанные деньги. Начисленная прибыль отражается в БДР, а факт ее получения - в БДДС. Они редко когда совпадают. Чаще всего у организации образуется либо дебиторская (оплата от клиента), либо кредиторская (аванс) задолженность. Поэтому необходимо единовременное составлять отчеты БДР и БДДС.

Многие руководители признают доходы только в момент поступления средств, а расходы - в момент их использования. Но в этом случае задолженность не отображается, теряется важная часть управленческой информации.

Чтобы наглядно показать, к каким ошибкам может привести управление экономикой кассовым методом, рассмотрим простой пример. Фитнес-клуб в сентябре распродает абонементы на 3 месяца вперед. Весь четвертый квартал обслуживает клиентов, а в конце года устраивает аналогичную акцию. Поскольку 90% продаж приходится на физических лиц, то говорить о дебиторской задолженности не приходится. Зато у организации появляются обязательства по обслуживанию клиентов. Все это результат неправильно поставленной задачи - заработать деньги.

Пример

Продолжим вышеописанный пример в цифрах. Составим БДР и БДДС фитнес-клуба.

После распродажи абонементов в сентябре увеличилась нагрузка на тренера. В случае получения прибыли в уже развитом бизнесе руководители чаще выводят средства из оборота, а при получении убытков - вливают собственный капитал. Это очень хорошо видно в отчетах БДР и БДДС. Средства, полученные в сентябре, это еще не заработанные деньги, а аванс в счет будущих услуг. Вынимать их из бизнеса нельзя.

Как оценивать результаты?

Делать выводы следует только после комплексного рассмотрения БДР и БДДС по завершении периода, когда обязательства уже выполнены. В выше рассмотренном примере это конец ноября, когда клуб отработал все полученные авансы. Только после этого можно снимать деньги со счета. Тогда сумма заработанных средств будет равна остатку на счете.

Вывод

Доход следует признавать в момент осуществления продажи, а расход - в момент покупки, а не оплаты. В этом случае БДР и БДДС будут взаимосвязаны. Руководство сможет просмотреть целостность управленческой модели.